وبلاگ شخصی بهروز صمدی

منابع انسانی ، عامل تغییر و بهبود

بهروز صمدی | پنجشنبه, ۱ تیر ۱۳۹۱، ۰۷:۴۳ ق.ظ | ۲ نظر

همان طور که در مطلب قبلی ام نیز اشاره کردم ، مطابق با برنامه تنظیم شده به بازدید از واحد های منابع انسانی دو شرکت بزرگ اعزام شدیم.یکی از موضوعاتی که در آن جلسات به آن ها اشاره شد ، نقش حوزه منابع انسانی در شناسائی و حل مشکلات فرآیندی و بکارگیری سطوح مختلف مهندسی مجدد فرآیندها بود که همکاران در آن جلسه ، علی رغم تعریف پروژه های بهبود، استقرار نظام های خودارزیابی و ممیزی داخلی و ... رضایت چندانی از شناسائی مشکلات در سطوح مد نظر نداشتند و مطابق گفته هایشان ، به بهبود های کوچکی دست یافته بودند. به اعتقاد من این روش ها قبلاً امتحان خود را پس داده اند و روش های مطمئنی برای بهبود هستند و اینکه چرا نظر آن دوستان  را جلب نکرده باید بررسی دقیق تری شود و با توجه به اینکه در اجرای مهندسی مجدد فرایند ها ، باید گام های مشخصی طی شود ، و طی اجرای این گام ها ، بر استفاده از تجربیات به همراه لزوم آموزش و انگیزش افراد تاکید می شود و از طرفی من حدس می زنم آنجا نیز مانند بسیاری از سازمان ها در هنگام اجرای پروژه های مانند ممیزی داخلی و ... ، ارائه اطلاعات غیر واقعی از سوی کارکنان به دلیل نگرانی هایی که مسئولین واحد ها از بازخورد ارائه آن اطلاعات دارند ، موجب عدم تعریف درست مشکلات به مسایل قابل حل می شود که این خود فرصتی است برای بهبود تا مسئولان منابع انسانی و مدیران ارشد با ایفای نقش حمایتی و آموزش های لازم و با رویکرد مدیریت عمل کرد ، ترس و نگرانی حاصل از ارائه اطلاعات واقعی رادر سطح سازمان از بین ببرند تا مشکلات به درستی شناسائی و تعریف شوند.

مطابق الگوهای موجود ، مهندسی دوباره فرایند ها را در سه سطح می توان تعریف کرد که برای هر سطح از روش هایی به بهبود مورد نظر دست خواهیم یافت.

1.بهبود فرآیند.  2.طراحی مجدد فرآیند.  3.تحول و دگرگون سازی عمل کرد سازمان.

1.بهبود فرآیند:

بهبود فرایند همانند برنامه مدیریت کیفیت جامع TQM ، معمولاً روی بهبود های افزایشی و مستمر تکیه دارد بر خلاف طراحی مجدد و یا تحول سازمانی که همیشه نوعی نوآوری و تغییرات ریشه ای ویا رادیکالی را پیشنهاد می کند.انتخاب هر یک از سطوح مهندسی مجدد در سازمان بستگی به درجه تغیرات سازمانی دارد و در سطح بخشی از سازمان  قابل اجرا است که مدیریت منابع انسانی می تواند با شروع این پروژه در حوزه خود عامل بهبود و تغییردر سطح سازمان باشد.

پس بهبود فرایند ، پائین ترین سطح مهندسی مجدد فرایند ها است و به طور معمول به بهبود بخشی از یک فرایند انتخابی و نه بهبود کل منجر می شود.در واقع با محدود شدن به یک بخش از فرایند های سازمان ، به رغم عدم جامعیت و کاستی های ذاتی بخشی نگری ، معمولاً اجرا و پیاده سازی مهندسی مجدد با حداقل مقاومت مواجه شده و غالباً دستیابی به نتایج سریعاً محقق خواهد شد که خود مزیتی است برای جلب رضایت مدیران ارشد سازمان.

پس مدیران منابع انسانی می توانند با تعریف پروژه بهبود مستمر در حوزه خود ، یکی از اهداف قابل پیگیری این پروژه را شناسائی فرایند های کاری ،پایش فرایند ها،مکتوب و استاندارد نمودن فرایند های پایش شده،که با رویکرد حل مساله همراه است برگزینند.پس باید نمایندگانی خبره و آگاه به سیستم های منابع انسانی و از بخش های مختلف (منابع انسانی،آموزش،رفاه و ... ) انتخاب شوند و پس از توجیه و آموزش های لازم به عنوان تسهیل گر و با رویکرد مشارکت اکثر کارکنان حوزه منابع انسانی به شناسائی فرایند ها و سایر برنامه ها بپردازند. این پروژه می تواند تجزیه و تحلیل شغل باشدبه چه علت؟

چون ا?ن مطلب که آ?ا م? توان راه حل ن?رومند? برا? مشکلات سازمان? و منابع انسان? ?افت و به عنوان ?ک راهبرد قو? از آن بهره گرفت،محتاج شناخت همه جانبه عوامل شغل? و ماه?ت کار است که در تجز?ه و تحل?ل شغل شناسائ? م? شوند البته پیشنهاد می شود زمانی به تجزیه و تحلیل شغل با چنین گام هایی در سطح پروژه بهبود مستمر اقدام شود که سازمان تازه تاسیس شده و فعالیت خود را آغاز می کند ، یا وقت? که مشاغل جدیدی به سازمان اضافه می شوند ،یا هنگام? که روش های جدید مانند تغییرات "فن آوری ، ساختاری، فرایندی،استانداردها و ... ، تغییرات شگرفی در چگونگی انجام مشاغل ایجاد می کند ، وقت? که مدت زیادی از آخرین دوره تجزیه و تحلیل شغل گذشته است و فرایند های کاری مکتوب شده وجود ندارد، زمانی که کارکنان با سابقه ای که شغل به دلیل توانائی های شخصی آنان تعریف  شده، با شاغلان جدید و تازه کار جایگزین می شوند.

سایر حوزه های سازمان نیز می توانند با راهبری مدیریت منابع انسانی به انجام این پروژه در مجموعه خود اقدام نمایند.

2.طراحی مجدد فرآیند:

این سطح  از مهندسی مجدد نیز ، می تواند با راهبری حوزه منابع انسانی و شامل طراحی مجدد فرایند های سازمان و به صورت جامع و سراسری در هریک از فرایند ها باشد و می توان به لحاظ هزینه ، کیفیت و سیکل زمانی، بهبود بسیار زیادی در فرایندها پدید آورد و این مستلزم این است که این فرایند ها قبلاً شناسائی، مکتوب و استاندارد شده باشد تا در این مرحله مورد بازنگری قرار  گیرد.به منظور اجرای این سطح از مهندسی مجدد ، نه تنها به سطح بالاتری از تصمیم گیری استراتژیک ، بلکه به حمایت مدیریت ارشد نیاز داریم.از این رو بهتر است اجرای آن پس از تحقق شرایط زیر صورت پذیرد:

  • حمایت کامل مدیریت ارشد و برگزاری جلسات پی در پی و منظم با حضور مدیریت ارشد در طول اجرای برنامه.
  • فرایند مورد نظر به عنوان عامل حیاتی در موفقیت سازمان تلقی شود و چشم انداز واضح و روشنی جهت ایجاد تغییرات در فرایند مدیریت ارائه شود.
  • سیستم رهبری مناسبی در سازماندهی مهندسی مجدد فراهم شود طوری که به تیم های مهندسی مجدد ، امکانات و اختیارات کافی جهت رسیدن به اهداف روشن و قابل اندازه گیری داده شود.

3.تحول و دگرگون سازی عمل کرد کارکنان:

تحول سازمانی بالاترین مفهوم مهندسی مجدد به شمار می آید و سرآغاز آن ، ارزیابی عمیق سازمان از طریق طرح پرسش های اساسی است مانند:

  • چرائی و علت وجود سازمان چیست؟
  • سازمان برای دستیابی به چه چیزی تلاش می کند؟

اگرچه تحول و دگرگون سازی عمل کرد سازمانی ، کاری مخاطره آمیز وپر هزینه است ، اما تحول صحیح در مجموعه برنامه ریزی ها ، سازماندهی ، مدیریت منابع انسانی ، رهبری و کنترل ، موجب دستاوردهای بزرگی در سازمان می شود.این دستاورد ها عبارت است از:

  • بهبود اساسی عمل کرد سازمان.
  • شناخت همه جانبه سازمان از نظر هدف و قابلیت های بالفعل و بالقوه.
  • افزایش رضایت همه ذینفعان.

تحول و دگرگون سازی سازمان نسبت به بهبود فرایند و یا طراحی مجدد فرایند ها ،تفاوت بسیار زیادی در فرایند های مدیریت ایجاد می کند ، طوری که در تحول و دگرگون سازی عمل کرد سازمان ممکن است تا هفتاد تا صد دردصد فرایند ها تغییر نماید که در کاهش هزینه های شرکت ها بسیار موثر است.

ضرورت اجرای سطوح مختلف مهندسی دوباره فرایند ها:

در سازمان ها به موازات رشد ، افراد بیشتری به مجموعه اضافه می شوند در حالی که سازمان هنوز مطابق برنامه قبلی فعالیت می کند.در حالت فرایند ها جای خود را با وظایف عوض می کنند و به تدریج سازمان و مدیران اسیر چارچوب وظیفه ای خود می شوند.این امر موجب پیچیده تر شدن کار و تاخیر در انجام آن گردیده و سازمان دچار رکود می شود.در اجرای مهندسی مجدد فرایند ها،گام های مشخصی باید طی شود تا برای سازمان یا حوزه داوطلب این طرح ، قابل اجرا و مفید باشد و نقش تعیین کننده تیم های مهندسی مجدد که وظیفه مستندسازی شاخص های فرایندی را بر عهده دارند و لزوم مشارکت اکثر کارکنان سازمان در طول مسیر پروژه عوامل کلیدی محسوب می گردد تا با بهره گیری از حمایت های مسولان و با رویکرد مشارکت کارکنان از مقاومت در برابر اجرای پروژه کاسته شود.

برخی نتایج حاصل از اجرای مهندسی مجدد فرایند ها:

  • توانمند سازی کارکنان با ایجاد نگرش بهبود مستمر اموری که به انجام آن ها مشغولند.
  • تغییر شکل ساختار سازمانی از حالت وظیفه های سلسله مراتبی به مسطح چون ارتباطات همه جانبه کارکنان با همه افراد سازمان و مدیران ارشد به واسطه این پروژه ها بیشتر می شود.
  • تغییر واحد های وظیفه ای سازمان به گروه های فرایندی برای انجام کار(وظیفه واحدی از کار است که معمولاً توسط یک نفر انجام می شود در حالی که فرایند گروهی از وظایف به هم پیوسته است که با همدیگر نتایج یا ارزشی را ببار می آورند).
  • یکپارچگی مشاغل و ادغام وظایف کارکنان.
  • تسهیل فرایند های جاری و جایگزین شدن جریان طبیعی کارها .
  • بهبود طراحی و تغییر طبقه بندی مشاغل از وظیفه یک بعدی به کارچند بعدی و انعطاف پذیر(عملاً با حذف کارهای غیر مولد که طی بازخوانی مشاغ لدر پروژه  بهبود مستمر شناسائی شده اند فرصت بیشتری برای صرف کارهای واقعی ایجاد خواهد شد).
  • بهبود وضعیت آموزش و تحصیلات کارکنان با توجه به لزوم افزایش آگاهی آن ها برای اجرای مهندسی مجدد طی مشارکت آنان در اجرای پروژه بهبود مستمر و به این علت که کارکنان با اجرای این پروژه می آموزند :کار درست چیست و یا نحوه انجام کار درست چگونه است؟
  • تغییر در سیستم ارزشیابی عمل کرد و پرداخت پاداش(به جای پرداخت بر اساس سمت یا تجربه ، به نتیجه فعالیت ها ارزش داده می شود و پاداش مناسب داده می شود).
  • تغییر مدیران به مربیان.
  • با مشارکت کارکنان نقش آنان از شخص تحت نظارت به نقش صاحب اختیار تغییر می کند.
  • بهروز صمدی

نظرات  (۲)

چقدر خوب که تجاربتان را اینطور شفاف در احتیار میگذارید.
استفاده کردم
سربلند باشید
  • ناصربزرگمهر
  • سلام
    مقاله شما را از طر?ق ا?م?ل جمع? آقا? عالم? در?افت کردم. مقاله خوب? است. سع? م? کنم در مجله سامان استفاده کنم.منتطر ?ادداشت ها? د?گر شما هستم. با آرزو? موفق?ت و سلامت? برا? شما عز?ز.

    ارسال نظر

    ارسال نظر آزاد است، اما اگر قبلا در بیان ثبت نام کرده اید می توانید ابتدا وارد شوید.
    شما میتوانید از این تگهای html استفاده کنید:
    <b> یا <strong>، <em> یا <i>، <u>، <strike> یا <s>، <sup>، <sub>، <blockquote>، <code>، <pre>، <hr>، <br>، <p>، <a href="" title="">، <span style="">، <div align="">
    تجدید کد امنیتی